Faciliter les réunions à distance

Bonjour à tous, merci de venir visiter ce blogue dans lequel je vous parle de ma passion professionnelle, la facilitation.

 

Ce premier billet apparaît à un moment particulier, nous sommes en état d’urgence sanitaire à travers la planète à cause du COVID-19.

Je suis comme plusieurs d’entre-vous, en situation de télétravail pour permettre la nécessaire distanciation sociale qui permettra une meilleure gestion de la pandémie.

 

Ça signifie pour moi et pour vous qu’il nous faudra faire des appels conférences pour discuter avec nos collègues de travail.

Les réunions téléphoniques ont beaucoup d’avantages, mais elles sont détestées de tous.

 

C’est normal. On n’a plus de contact visuel avec les personnes participantes et il est difficile d’évaluer la meilleure manière de contribuer.

 

De plus prendre la parole est complexe puisque les autres participants peuvent vouloir s’exprimer aussi au même moment.

 

Peut-on rendre ces rencontres plus efficaces? Bien sûr, voici quelques réflexions qui vous aideront à y parvenir.

1- Testez votre outil

Trop souvent les premières minutes sont passées à tenter de comprendre comment fonctionne l’outil de réunion téléphonique. Cette perte de temps est impardonnable et peut généralement être évitée avec un peu de préparation. La technologie est vraiment géniale, mais je vous conseille de toujours appliquer la Loi de Murphy: « Tout ce qui est susceptible d’aller mal, ira mal ».

 

2- Déterminez qui préside l’appel

Comme pour toute réunion, la réunion téléphonique doit être dirigée. C’est même encore plus important justement parce que c’est un médium difficile qui ne permet pas d’avoir l’attention de tous les participants sur une longue période.

 

3- Limitez la durée de la rencontre à 60 minutes

Le niveau d’engagement de vos participants chutera rapidement, c’est inévitable. La personne qui dirige l’appel a intérêt à signifier le temps qui sera imparti à chaque sujet et à distribuer les temps de parole de manière dynamique. Il faut respecter l’horaire. Il est préférable de tenir un second appel pour compléter les discussions. Les participants apprécieront une gestion du temps prévisible et accepteront plus facilement de se rendre disponibles à nouveau en sachant qu’il n’y aura pas de dépassement de temps.

 

4- Ayez des objectifs clairs

Identifier ce que la réunion doit accomplir dès le début. Ainsi, vous pourrez inciter les participants à l’efficacité. Insistez pour que la conversation ne prenne pas une tangente périphérique.

 

5- Assurez-vous d’obtenir la contribution de tous

La personne qui facilite l’appel devrait noter au début le nom de tous les participants. Ainsi, il sera possible, au moment approprié, de faire un « tour de table » pour permettre à tous de s’exprimer.

 

Et vous, quels sont vos trucs pour réussir vos réunions téléphoniques?