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Un contrat moral de rencontres virtuelles

Je poursuis mes réflexions à propos des techniques de facilitation des rencontres virtuelles.

Au-delà du fonctionnement technique, il m’a semblé utile de définir des règles qui crée un état d’esprit participatif dans la relation entre le facilitateur et les participants.

Qu’est-ce qui est manquant selon vous? N’hésitez pas à me transmettre vos commentaires.

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Contrat moral de rencontre virtuelle

Préambule

Les technologies permettent de nous rapprocher malgré que nous ne soyons pas tous au même endroit. Cependant elles ne permettent pas la même qualité d’échange et de contact humain.

Le présent document vise à inciter toutes les parties prenantes à une rencontre virtuelle à agir de manière à permettre une participation agréable favorisant l’atteinte des objectifs et de permettre la meilleure contribution possible de chaque participant.

Le facilitateur

Article premier

Le facilitateur transmettra à l’avance l’ordre du jour détaillé de la rencontre et les objectifs à atteindre quelques jours avant la rencontre de manière à permettre la préparation des participants, mais aussi pour qu’ils puissent faire des commentaires ou poser des questions.

Article 2

Le facilitateur s’assurera de bien comprendre l’outil de communication et s’assurer qu’il est fonctionnel au moins 15 minutes avant le début de la rencontre.

Article 3

Le facilitateur s’assurera une participation équitable de chacun des participants et s’assurera du respect de l’horaire.

Article 4

Le facilitateur prévoira des pauses en nombre suffisant pour assurer à chacun les meilleures dispositions de concentration tout au long de la rencontre.

Article 5

Le facilitateur fournira dans les meilleurs délais un compte-rendu de la rencontre et des réponses aux questions laissées en suspend.

Le participant

Article 6

Le participant prendra connaissance de l’ordre du jour et des documents transmis et fera parvenir d’avance ses commentaires et ses questions.

Article 7

Le participant s’installera dans un lieu confortable et silencieux pour participer à la rencontre avec à sa disposition une tasse (ou autre récipient) contenant son produit d’hydratation favori.

Article 8

Le participant s’assurera avant le début de la rencontre du bon fonctionnement de ses outils technologiques pour qu’il puisse avoir une participation pleine et entière.

Article 9

Le participant consacrera toute son attention à la rencontre pour toute sa durée prévue. À cet égard, il désactivera tout autre outil de communication qui pourrait détourner son attention.

Article 10

Le participant adoptera une attitude favorisant le partage d’information et l’écoute des autres dans le but de faire de la rencontre un moment d’échange stimulant pour tous.

Faciliter les réunions à distance

Bonjour à tous, merci de venir visiter ce blogue dans lequel je vous parle de ma passion professionnelle, la facilitation.

Ce premier billet apparaît à un moment particulier, nous sommes en état d’urgence sanitaire à travers la planète à cause du COVID-19.

Je suis comme plusieurs d’entre-vous, en situation de télétravail pour permettre la nécessaire distanciation sociale qui permettra une meilleure gestion de la pandémie.

Ça signifie pour moi et pour vous qu’il nous faudra faire des appels conférences pour discuter avec nos collègues de travail.

Les réunions téléphoniques ont beaucoup d’avantages, mais elles sont détestées de tous.

C’est normal. On n’a plus de contact visuel avec les personnes participantes et il est difficile d’évaluer la meilleure manière de contribuer.

De plus prendre la parole est complexe puisque les autres participants peuvent vouloir s’exprimer aussi au même moment.

Peut-on rendre ces rencontres plus efficaces? Bien sûr, voici quelques réflexions qui vous aideront à y parvenir.

1- Testez votre outil

Trop souvent les premières minutes sont passées à tenter de comprendre comment fonctionne l’outil de réunion téléphonique. Cette perte de temps est impardonnable et peut généralement être évitée avec un peu de préparation. La technologie est vraiment géniale, mais je vous conseille de toujours appliquer la Loi de Murphy: « Tout ce qui est susceptible d’aller mal, ira mal ».

2- Déterminez qui préside l’appel

Comme pour toute réunion, la réunion téléphonique doit être dirigée. C’est même encore plus important justement parce que c’est un médium difficile qui ne permet pas d’avoir l’attention de tous les participants sur une longue période.

3- Limitez la durée de la rencontre à 60 minutes

Le niveau d’engagement de vos participants chutera rapidement, c’est inévitable. La personne qui dirige l’appel a intérêt à signifier le temps qui sera imparti à chaque sujet et à distribuer les temps de parole de manière dynamique. Il faut respecter l’horaire. Il est préférable de tenir un second appel pour compléter les discussions. Les participants apprécieront une gestion du temps prévisible et accepteront plus facilement de se rendre disponibles à nouveau en sachant qu’il n’y aura pas de dépassement de temps.

4- Ayez des objectifs clairs

Identifier ce que la réunion doit accomplir dès le début. Ainsi, vous pourrez inciter les participants à l’efficacité. Insistez pour que la conversation ne prenne pas une tangente périphérique.

5- Assurez-vous d’obtenir la contribution de tous

La personne qui facilite l’appel devrait noter au début le nom de tous les participants. Ainsi, il sera possible, au moment approprié, de faire un « tour de table » pour permettre à tous de s’exprimer.

Et vous, quels sont vos trucs pour réussir vos réunions téléphoniques?